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Kassen - welche passt für mein Geschäft?
10. Oktober 2009 | 
Autor: Kassen werden immer wichtiger für einen reibungslosen Geschäftsablauf. Es ist bei dem riesigen Angebot schwer, die richtigen Kassen für die speziellen Anforderungen zu finden, die die unterschiedlichen Branchen heute stellen. Wer in Kassen investieren will, versucht sich daher vorab zu informieren. Denn letztendlich ist es doch so, ist man erst einmal im Fachgeschäft, wird der Verkäufer versuchen, einem die Kasse zu verkaufen, die er gerade im Geschäft hat, bzw. für die er Vertragshändler ist. Das muss nicht immer die beste Lösung für den Kunden sein.
Am besten ist es, sich vorher genaue Gedanken darüber zu machen, was das Kassen System im normalen Tagesablauf im Geschäft leisten soll, welche Daten über die Kasse verwaltet werden sollen. Die Frage ist auch, ob es sich um eine einzelne Kasse für beispielsweise Kioske handelt, oder vernetzte Kassen im großen Gastronomiebetrieb. Mit einer Liste der Anforderungen, einem so genannten Pflichtenheft, kann man sich einen Überblick verschaffen, welche Kassen überhaupt in Frage kommen. Ein wichtiger Punkt dabei ist auch, verfügt die Kasse über die Möglichkeit unkompliziert über Kommunikationssoftware gesteuert und ausgelesen zu werden. Welche Daten werden von der Kasse in den Berichten geliefert, welche Funktionen bietet die Kasse?
Kann zum Beispiel die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst werden und wenn ja, auch die derjenigen Mitarbeiter, die normalerweise nicht direkt an den Kassen arbeiten, wie die Putzfrau oder ähnliches? Sind die übertragenen Daten kompatibel zu vorhandenen Back Office Programmen, wie Warenwirtschaft oder Finanzbuchhaltung und wenn ja, zu welchen? Können eventuell individuelle Lösungen für einen Betrieb über die Kassen Software realisiert werden oder arbeitet die neue Kasse nur mit den vorprogrammierten Möglichkeiten? Fragen, die beim Kauf eines Kassen Systems eine große Rolle spielen können. Außerdem kann man auch versuchen, in bestimmten Branchen mit neuen Innovationen zu arbeiten.
Da gibt es zum Beispiel die intelligenten, mobilen Kassen, mit denen der Service in großräumigen Gastronomiebetrieben wesentlich erleichtert wird. Damit kann man lange Wege vermeiden, Speisen und Getränke sind schneller beim Gast und Kundenbindungssysteme, wie Kunden- oder Clubkarten können mittels Transponderleser zum Einsatz gebracht werden. Das alles, verbunden mit automatischem Datentransfer für Warenwirtschaftskontrolle und Ermittlung des Betriebsergebnisses bietet die optimale Lösung für die Gastronomie und auch für Konditoreien. Mobile Kassen in Verbindung mit Kellnerrufsystemen stellen sicher, dass kein Gast auf den Service warten muss. Das ermöglicht den benötigten Mehrumsatz und der Gast ist ebenfalls zufrieden.
Im Handel ist das Zusammenspiel der einzelnen Kassen mit den passenden Peripheriegeräten, wie Barcode Scannern, Waagen, Kartenlesegeräten, usw. wichtig. Die Kassen benötigen also ausreichend Schnittstellen. Diese Fragen sollten auf jeden Fall vor dem Besuch beim Fachhändler geklärt werden. Gute Hilfestellung findet man dabei auch in einigen Internet Portalen, in denen die neuesten Entwicklungen bei Kassen abgehandelt werden. Machen Sie sich vorher schlau, vergleichen Sie die technischen Angaben und entscheiden Sie sich erst dann für den Fachhändler, der das von Ihnen recherchierte Fabrikat auch führt. Bei der Wahl der Kasse sollten Sie auf Qualität und Innovation setzen, damit nicht nach ein paar Jahren Ihre Kassen Systeme bereits wieder technisch veraltet sind .
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Kassensytem im Lebensmitteleinzelhandel
Die Krise ist ein alltägliches Thema, und das seit Monaten. Ebenso lange gibt es immer wieder Skandalmeldungen über Datenmissbrauch in großen Konzernen den Mitarbeitern gegenüber. Und immer wieder ist zu vernehmen, dass Stromkonzerne die Preise erhöhen wollen. Gerade in den letzten Tagen war das wieder ein aktuelles Thema in allen Medien. Die zuständige Bundesaufsichtsbehörde will und muss prüfen, ob eventuell durch absichtliche Zurückhaltung von Energie die Preise in die Höhe getrieben wurden. Steigende Energiepreise sind natürlich nicht nur eine Belastung für jeden Privathaushalt. Auch der Handel, die Gastronomie und das Hotelwesen haben höhere Preise zu verkraften. Ab einer gewissen Grenze müssen diese Mehrkosten zwangsläufig über die Verbraucherpreise umgelegt werden, was wiederum ein zusätzlicher Kostenfaktor für Kunden und Gäste bedeutet. Über das in allen Branchen genutzte Kassensystem können diese Energiepreiserhöhungen gebucht und in die Kalkulation einbezogen werden. Je nach Kalkulationsspanne kann eine gewisse Preiserhöhung bei den Strom- und anderen Energiekosten aufgefangen werden. Aber irgendwann sind überall Grenzen erreicht und die Mehraufwendungen müssen an Gäste und Kunden über die Erhöhung der Verkaufspreise weitergegeben werden. Dass so mancher Verbraucher dann seine Grenzen erreicht und dann keinen Gastronomie-Besuch oder keinen Hotel -Aufenthalt mehr bezahlen kann oder möchte, steht ohne Zweifel fest. Dabei sind gerade die Restaurants und die Hotels bemüht, ihre Gäste bestens zu verwöhnen. Mit modernen Kassensystemen und Netzwerkkassen, sowie mobilen Kassen im Hotelrestaurant werden viele Arbeitsschritte so vereinfacht, dass mehr Zeit für die Gästebetreuung und Gästeberatung zur Verfügung steht. Auch ein Kellnerrufsystem kann neben einer mobilen Kasse im Hotelrestaurant ebenso wie in allen anderen Gastronomiebetrieben Diskretion bieten und viel Wartezeit für die Gäste einsparen. Mit einem innovativen Kassensystem und leistungsstarker Kassensoftware lassen sich durchaus in dem Ausmaß Personalkosten einsparen, dass Preiserhöhungen an anderer Stelle, wie beispielsweise bei den Energiekosten, teilweise auffangen lassen. Eine Preiserhöhung gegenüber den Gästen ist daher nicht sofort nötig. Kassensysteme in der Gastronomie können außerdem die Erfassung der Arbeitszeiten übernehmen und auch die Warenhaltung von der Bestellung über die Zubereitung bis hin zum Verkauf an den Kunden verwalten. Dadurch wird die Anschaffung separater Systeme ebenso vermieden, wie deren laufende Kosten wie ebenfalls Energiekosten und Wartungskosten durch den Hersteller. Ein Hotel-Kassensystem kann dieselben Aufgaben übernehmen und zusätzlich noch die statistische Wäscheverwaltung leisten. Kassensysteme in Hotels und Restaurants sind also durchaus auch dazu geeignet, die Betriebsabläufe zu verbessern, damit letzen Endes der Gast davon profitiert und akzeptable Preise geboten bekommen kann. Welche Kasse im Hotel und in der Gastronomie genutzt wird, ist dem Gast nicht vorrangig wichtig. Relevant aus Sicht der Gäste ist ein guter Preis, den sie zu zahlen bereit sind. Und im Grunde sind auch Energieversorger mit verantwortlich für die Preisgestaltung in allen anderen Bereichen.
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Hotelkassen
Für einen Hotelbesuch gibt es verschiedenste Gründe. Familien- und Urlaubshotels bieten Veranstaltungen, Unterhaltung und Bespaßung für die ganze Familie. Messe- und Kongresshotels sind eher auf Geschäftsreisende spezialisiert. Aber alle haben gemeinsam, dass die Gästezimmer gleich grundausgestattet sind: nämlich mindestens mit Bett, Kleiderschrank und einem Tisch mit dazugehöriger Sitzgelegenheit. In Familienhotels ist die Möblierung aber eben auch auf Familientauglichkeit ausgelegt. Da gibt es für die ganz Kleinen Kinderbetten, die zur Standardausstattung gehören können, ebenso ein Wickeltisch im Bad, das in allen Hotels dem Gästezimmer angegliedert sein dürfte um die Privatsphäre der Gäste zu gewährleisten. Gästebäder sind in Hotels mit Dusche/Wanne und WC eingerichtet. Je nach Kategorie werden mehr oder weniger luxuriöse aber auf jeden Fall strapazierfähige Materialien genutzt. In Luxushotels wird häufig Marmor verwendet, aber auch Fliesen in feinsten Dekors und guter bis bester Qualität sind in vielen Familien- und Mittelklassehotels üblich. Eher nebensächlich, um welche Hotelkategorie es sich handelt, eine Kasse mit hotelspezifischer Kassensoftware wird in (fast) jedem Hotel genutzt. Meist ist es ein Kassensystem, das im Empfangsbereich die Gästedaten erfassen kann, sofern das nicht sogar schon bei der Buchung über das Internet erfolgt ist. Entnahmen aus der Minibar auf den Gästezimmern können in Datenbanken auf der Kassen Software einer Gästerechnung zugeordnet werden. Ebenso können Rechnungen der Gäste Verzehre im Hotelrestaurant über eine dort genutzte mobile Kasse zugewiesen werden. Die Reinigungskräfte können über ein mobiles Endgerät des Kassensystems bei der täglichen Zimmerreinigung den Wechsel der Bettwäsche erfassen, auch ein Handtuchtausch im Gästebad, kann über die Kassensoftware erfasst werden. Somit wäre über den Aufwand der Hotelwäsche ebenfalls ein Überblick geschaffen. Zumal auch die Tischwäsche des Hotelrestaurants und der Speiseräume für die Gäste über mobile Kassen mit erfasst werden kann. Des weiteren kann über Netzwerkkassen und Kassensysteme die Arbeitszeiterfassung der Hotelmitarbeiter erfolgen. Die betriebliche Buchhaltung eines jeden Hotels kann natürlich auch auf die Daten im Kassensystem zugreifen, um alle Bewegungen, die von den anderen Mitarbeitern erfasst worden sind. Hotel ist natürlich nicht gleich Hotel. In den verschiedenen Sternekategorien gibt es zwar gleiche Standards für alle, aber dennoch ist ein Unterschied festzustellen, ob es sich um ein Familienhotel, ein Messehotel oder um eine Jugendherberge handelt. Da sind die Konzepte natürlich völlig unterschiedlich, weil sich die Zielgruppen ebenso verschieden darstellen. Familienhotels und Urlaubsresorts bieten Unterhaltung, Aktionen und Programme für das familiäre Urlaubsambiente. Kongress-, Tagungs- und Messehotels sind konzeptionell auf Dienstreisende und Geschäftsleute eingestellt. Jugendherbergen und Hostels sind bevorzugt auf Jugendliche, junge Erwachsene und Gruppen junger Leute eingestellt, die nur eine bis wenige Nächte bleiben. Aber alle Unterkunftsbetriebe haben gemeinsam, dass die betrieblichen Abläufe sehr ähnlich sind und dass überall Kassen, Kassensysteme, Netzwerkkassen oder im Zweifelsfall eben auch gute alte Registrierkassen genutzt werden, um mindestens die Übernachtungen und Nutzungen der Gäste zu registrieren und mit einer detaillierten Rechnung darzustellen und abzurechnen.
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